Comment améliorer la compatibilité entre Openoffice.org et MS Office

Ce document explique comment travailler sur des documents provenant de (ou à destination de) la suite bureautique Microsoft Office.

Pour qu'un document soit semblable sur chaque machine il faut s'assurer que les polices soient équivalentes ou du moins équivalentes métriquement. Les standards sous Microsoft Office sont Times New Roman (serif), Arial (sans serif), et Courier New (monospace).
OpenOffice.org substitue automatiquement les polices si elles ne sont pas disponibles. OpenOffice.org vient notamment avec la famille de police libération, cette dernière est très similaire à Times New Roman, Arial, and Courier New. Il y a trois familles : Liberation Sans (un substitut pour Arial, Albany, Helvetica, Nimbus Sans L, and Bitstream Vera Sans), Liberation Serif (un substitut pour Times New Roman, Thorndale, Nimbus Roman, and Bitstream Vera Serif) et Liberation Mono (un substitut pour Courier New, Cumberland, Courier, Nimbus Mono L, and Bitstream Vera Sans Mono). Pour des tests voir cette page.

Pour une meilleure compatibilité avec Microsoft Office, il suffit d'installer les polices de caractères de Microsoft Office.

OpenOffice.org enregistre par défaut vos documents dans le format OpenDocument (odt, ods, odp). Or les outils de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) ne savent pas lire nativement ce format.

Il existe plusieurs solutions pour pallier à ce problème, dans l'ordre de préférence :

1. votre destinataire installe Openoffice.org
2. cas particulier : si votre destinataire n'a pas besoin de modifier votre fichier, envoyer celui-ci au format .pdf
3. votre destinataire installer l'extension MS Office permettant de lire le format OpenDocument
4. envoyer vos documents au format Microsoft (.doc, .xls, .ppt)

Ces 4 solutions sont détaillées ci-dessous:

OpenOffice.org est un logiciel disponible gratuitement sur Windows, Mac et Linux. Rien n'empêche donc votre destinataire de l'installer (ou de demander à son responsable informatique de l'installer) pour lire les documents odt, ods, odp.

Dans le cas où le fichier que vous transmettez à votre destinataire n'a pas besoin d'être modifié par ce dernier, vous pouvez envoyer votre document au format ouvert PDF, via le menu suivant dans OpenOffice.org :

Fichier → Exporter au format PDF

Votre destinataire pourra le lire sans problème sous Windows, Mac, etc, par exemple via le logiciel gratuit Adobe Acrobat.

Les utilisateurs de MS Office peuvent installer gratuitement le plugin ODF pour MS-Office qui permet aux outils Word, Excel et PowerPoint de lire, éditer et enregistrer des documents au format OpenDocument. Ce plug-in fonctionne pour Microsoft Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 (Service Pack 1 ou plus).

Une autre extension existe mais ne possède pas tout à fait les mêmes fonctions : ODF-Converter.

Si votre correspondant utilise Microsoft Office, et ne peut ni installer OpenOffice.org ni installer l'extension pour MS-Office (voir ci-dessus), ce sera malheureusement à vous de faire un effort pour lui: ré-enregistrez votre fichier en choisissant le format Microsoft Word 97/2000/XP, via le menu suivant dans OpenOffice.org :

Fichier → Enregistrer sous… → Choisir le format Microsoft Word 97/2000/XP et enregistrer votre document.

À l'issue de cette manipulation vous obtiendrez un fichier texte (.doc), tableur (.xls), ou diaporama (.ppt ou .pps) compatible avec les logiciels Microsoft.

Le format Office OpenXML ne doit pas être confondu avec le format OpenXML :

• Office OpenXML (docx, xlsx, pptx..) est le format bureautique de l'application Microsoft Office® 2007. OpenOffice.org est capable de lire nativement ce format. (attention aux macros complexes et aux fonctions avancées).
• OpenXML est un format normé par L'ISO ¹⁾, issu d'Office OpenXML, tout en étant radicalement différent. Aucune application n'est capable de lire ou produire ce format, dont la spécification n'est actuellement pas publiée.

Contributeurs: YannUbuntu